从外在表现形式看，一份完整的行政公文是由眉首、主体、版记这三个部分组成的。其中，“版记”在公文最后一页的下方。主要由这样几项构成： 
第一，附注。也就是如有需要加以解释的词语或问题，可以在成文日期下面的位臵，以附注的形式写出，以便使阅读更为清楚地理解公文正文的内容。当然，如果没有需要额外解释的问题，附注就没有必要存在。 
第二，主题词。主题词是从正文中提炼出来的，与公文宗旨、要求有关联的一些词语，可以部分概括公文的内容。主题词主要是为了适应检索与归类的需要，其形式为：“主题词”三字+冒号+相关词语；各词语之间以空一字的距离区分。其位臵在“抄送机关”一栏顶部分割线之上。一般而言，主题词最好不要超过七个，最少不应少于两个。 
第三，抄送机关。其位臵在主题词之下，上下一般会用横线与其他内容隔开。所谓抄送机关，指的是不需受理或答复公文，但是需要知道本公文内容的部门、机构。 
第四，印发机关与印发日期。这项内容在“抄送机关”一栏的底部分隔线之下，表明盖印、发送公文的具体机关。印发机关居左，印发日期与印发机关平行排列于同一行，位臵在右。 
有时，一些公文还会再印发机关与印发日期一行之下，表明“印发份数”，以阿拉伯数字形式标记。形式为“共印XXX份”，并用圆括号括起来。至此公文结束。 
需要特别说明的是，在教材中，“附注”这一内容被归于“主体”部分。关于这一点，不同的秘书学研究著作有不同的看法，在界定上有争论。从内容角度而言，附注的确与公文正文关系密切，是对正文内容的额外说明；但是从形式角度看，附注的位臵一般要后于署名与成文日期，所以与正文还是有所区别的。由于眉首、主体、版记的划分更多是依据外观格式的，因此我们在讲授中选择将“附注”归于“版记”部分。对此问题，同学们可以有自己的思考。