文书的特点是：
（1）文书的记录性。首先，文书是人类社会活动的直接纪录，而不是人们在事后根据某种意图收集和编写。其次，文书以文字的产生和社会组织的存在为前提，因此稳住能准确、规范的记录人类社会活动。
（2）文书的传递性。这是指文书实体作为信息形式的运行状态，是由文书的制作目的决定的。
总之，文书是记录性和传递性的统一体。记录性是传递性的条件，而传递性是记录性的目的，两者相辅相成，互为因果。
文书的作用表现在两个方面：
（1）传播信息作用。文书作为一种信息载体，其首要作用是传播信息，这是由文书的形式特点所决定的，人们制作文书的目的，就是要把一定的信息传递给受文者。
（2）凭证依据作用。这种作用取决于文书的形成主体和文书内容的权威性。就文书的形成主体而言，其身份是真实地、合法的；就文书的内容而言，是人类社会实践活动的直接纪录，其成分是原始的、可靠的。因此，文书成为人们从事显示活动的依据，继而成为人们研究历史问题的凭证。