常用的文件分类标准有：
（1）主题，指文件所针对的特定的内容。
（2）机构，指文件的主办机构。
（3）时间，指文件的成文时间。
（4）作者，指制发文件的机关或机关的法定代表人。
（5）文种，指文件的名称。
（6）地区，指文件内容所针对的地理区域。
（7）通讯者，指相互行文的特定者。
（8）价值，指文件的保存价值。
（9）载体形态，指文件的物质载体。
这几种文件特征，常被人们用于建立文件之间联系的依据。在现行机关使用频率最高的是按主题、机构特征来华分类别的方法，从而形成两种模式，其中，按文件的“主题”特征作为大类的划分依据，再以更小的主题或其他特征划分。其二，以文件的“机构”分类。