根据国际工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WFMC）的定义，工作流就是"一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行"。IBM Almaden研究中心给出的工作流定义是："工作流是经营过程的一种计算机化的表示模型，定义了完成整个过程需要的各种参数。这些参数包括对过程中每一个步骤的定义、步骤间的执行顺序、条件、数据流的建立、每一步骤由谁负责、每一个活动所需要的应用程序"。通俗地讲，可以将工作流程比喻为"信息河流"，即日常的业务处理或协同工作能按预先定义好的规则和过程进行流动，并且这一流动过程能被跟踪和监控。一个工作流包括一组活动，也包括它们之间的相互顺序关系。一个流程实例，通常被称为工作，是一个流程定义的运行实例。工作流管理系统则是这一实现的软件环境，是一套支持业务定义和自动运转工作流的系统。工作流技术重点研究的内容包括：工作流引擎、工作流管理集成机制、建模工具、协同工作机制、流程设计器、流程监控工具等。工作流在流程管理中的应用分为3个阶段：流程建模、流程仿真和流程改进或优化。流程建模是用清晰和形式化的方法表示流程的不同抽象层次，可靠的模型是流程分析的基础，流程仿真是为了发现流程存在的问题以便为流程的改进提供指导。这3个阶段是不断演进的过程。它们的无缝连接是影响工作流模型性能的关键因素，也是传统流程建模和流程仿真集成存在的主要问题。